Poner en marcha un evento puede ser una ardua tarea, sobre todo cuando se trata de atraer al público adecuado. El marketing de eventos es ahora más importante que nunca, sobre todo a la luz de los nuevos modelos digitales y técnicas de promoción. Aparte de la asistencia física, el marketing de eventos también ha evolucionado para incorporar eventos en línea, foros virtuales y streaming. En este artículo se tratan algunos de los aspectos principales que hay que tener en cuenta a la hora de comercializar distintos tipos de eventos digitales y se ofrece un flujo de trabajo de planificación de eventos básico pero sencillo para la parte promocional.

Tipos de eventos digitales

Hay muchos tipos de eventos digitales. Mientras que muchos se retransmiten por streaming o en directo, otros ni siquiera cuentan con participación humana directa (convenciones virtuales o conferencias de RV). Además, los eventos digitales pueden abarcar incluso foros en directo basados en texto, eventos animados en 3D o de RV y eventos vinculados a juegos (como los conciertos celebrados en Fortnite).

He aquí 3 amplias vías de comunicación para eventos digitales:

• Sólo streaming: Esta categoría engloba cualquier acontecimiento que se celebre únicamente a través de cámaras web o retransmisiones en línea. No hay público en directo, pero puede haber comunicación digital bidireccional, como reacciones o mensajería instantánea.
• Híbrido: Estos actos utilizan una audiencia en directo y un público asistente. Este tipo de actos son cada vez más frecuentes a medida que avanza la pandemia.
• Virtual: Aparte de las conferencias de RV, aquí también se incluyen los eventos que utilizan cabinas digitales y los eventos dentro de programas informáticos. Se trata de cualquier evento en el que una persona entra en un simulacro digital. A menudo se trata de programas o aplicaciones basados en la web, pero también pueden realizarse a través de la RV. Las empresas han celebrado convenciones y conferencias en sitios web de este estilo, y juegos como Fortnite han organizado conciertos enteros en servidores de juegos en línea. Otro ejemplo es el Evento GROW Europe Hubspot organizado en línea, que consistía en una feria comercial que se desarrollaba íntegramente en una ciudad digital virtual, al estilo de Sim City, en la que cada edificio representaba el stand de una empresa diferente.

Categorías de eventos

Los eventos pueden clasificarse en varias categorías que detallan su finalidad. Puede haber un número casi infinito de eventos si se quiere ser específico. Sin embargo, hay categorías más amplias que abarcan la mayoría de los tipos de eventos digitales. Aunque algunas de estas categorías se solapan, tienen diferencias que merece la pena mencionar.

• Conferencias virtuales o Mesas redondas: Este término puede englobar muchos tipos de reuniones en directo. El término también es útil porque puede englobar comunicaciones multimedia (mediante mensajes de texto, presentaciones de vídeo y retransmisiones en directo). Suelen celebrarse en escenarios, pero empresas como Facebook también han integrado elementos virtuales como la realidad virtual.
• Retransmisiones por Internet: Los webcasts se diferencian de los seminarios web y las conferencias virtuales en que tienen que ser difundidos (énfasis en lo de difundidos). Esto significa que son accesibles sin ningún software como Zoom o Google Teams. Esto los hace mucho más accesibles al público en general, como una retransmisión en directo de YouTube.
• Seminarios en línea: Suelen ser más planificadas que las conferencias virtuales y a menudo tienen fines educativos. Los elementos básicos comunes incluyen presentaciones y pases de diapositivas, lo que a menudo implica el uso de software específico como Google Teams. Aunque hay mucho solapamiento con las conferencias virtuales, la principal diferencia es que éstas suelen implicar a menos miembros de la audiencia. Los eventos de este tipo pueden ofrecer una mayor interacción, muy parecida a las clases en aulas digitales.
• Feria/evento virtual: Por lo general, se trata de eventos de mayor envergadura, como ferias o conciertos. Algunas ferias o eventos se retransmiten simplemente en directo, pero otros pueden ser totalmente virtuales, sin necesidad siquiera de un espacio físico. Las ferias totalmente virtuales pueden incorporar el diseño web de formas interesantes, utilizando la tecnología para crear stands virtuales para las empresas en lugar de zonas de convención reales.

¿Publicidad o SEO para eventos?

Nunca es cuestión de SEO o publicidad, ya que hay que utilizar ambos. Sin embargo, el evento SEO es más útil en ciertos casos, mientras que la publicidad digital puede ser más eficaz en otros, y saber cuándo utilizarlos es más crucial. Hemos tratado esta cuestión en detalle en un artículo anterior sobre tendencias en la promoción de eventos.

Los eventos suelen ser puntuales, por lo que en estos casos probablemente habría que centrarse más en la publicidad digital. El SEO también tarda más tiempo en obtener resultados significativos, por lo que puede que ni siquiera sea una opción en función de los plazos. Aun así, las prácticas de SEO no deben abandonarse sólo porque sean más lentas.

Los servicios y locales de organización de eventos podrían beneficiarse del SEO para su propio negocio y utilizar anuncios en línea para sus clientes. Por supuesto, ambos son necesarios para distintos fines, junto con una serie de otras técnicas de marketing. Si le sobra el dinero, puede contratar a una agencia externa (como la nuestra) para que se encargue de la gestión de los contenidos, la SEO y la publicidad.

Si está pensando en hacerlo usted mismo, aquí tiene algunos consejos y técnicas de marketing digital y planificación de eventos, junto con los lugares donde pueden resultarle útiles:

Marketing de eventos mediante anuncios en línea

Publicidad en línea es una gran herramienta para atraer multitudes a cualquier evento puntual. Cuanto más específico sea el producto o servicio, más útiles resultarán estos anuncios.

La publicidad en línea puede encontrar al público con más eficacia que la mayoría de las demás formas de promoción. Un concierto de un grupo concreto, por ejemplo, puede aprovechar directamente su estatus de una forma que el SEO y otras medidas más pasivas no pueden. Los anuncios encuentran mejor a las personas y ajustan sus perfiles de consumo a las características, mientras que el SEO suele requerir que el público busque algo.

Además de atraer clientes, los anuncios en línea son una forma estupenda de fomentar el interés por un evento o local. Los anuncios recurrentes, aunque no se conviertan en ventas, crean imagen de marca. Del mismo modo, los anuncios en redes sociales pueden ser una forma estupenda de atraer gente a un grupo de Facebook para que estén al día de futuros eventos.

Los anuncios en vídeo son los más receptivos según la investigación. Sin embargo, esto puede depender de dónde tenga previsto anunciarse. La portada de Google puede requerir texto e imágenes, pero en las redes sociales, el vídeo es el rey. El formato multimedia tiene muchas ventajas. Por ejemplo, si se muestran imágenes de un concierto para anunciar el acontecimiento, los espectadores pueden hacerse una idea del tipo de música que se mostrará.

Marketing de eventos para locales

Los eventos recurrentes (sobre todo los que se celebran mensual o semanalmente) se benefician mucho más del SEO. Lo mismo ocurre con los locales que organizan eventos. En la medida en que coincidan con determinadas palabras clave que la gente pueda estar buscando, pueden seguir atrayendo tráfico orgánico.

El SEO y los anuncios en línea tienden a atraer a clientes con comportamientos de compra diferentes. Los clientes con una mayor intención de compra gravitarán hacia los anuncios en línea con un mensaje directo. Sin embargo, el SEO puede ser excelente para tipos de intención menos definidos, como las personas que buscan un evento en su localidad pero no están seguras de lo que quieren exactamente. Por ejemplo, alguien puede preferir simplemente buscar una discoteca e ir a la primera que aparezca en Google Maps.

Los lugares de celebración y los eventos recurrentes también pueden beneficiarse enormemente de las listas de correo. Para los organizadores de eventos, la publicidad y el marketing por correo electrónico pueden ser medios eficaces de retargeting y remarketing con el uso de listas de clientes preexistentes. Una forma eficaz de hacer un seguimiento de los clientes antiguos es crear una boletín o programa de descuentos para clientes que vuelven para atraer su interés.

Publicidad móvil Eventos y redes sociales

Cualquier diseño de promoción de eventos debe tener en cuenta las posibilidades que ofrecen los dispositivos móviles. No solo hay un número creciente de personas que acceden a sus páginas y sitios con dispositivos móviles, sino que también tuitean, usan Instagram y mucho más. Esto puede aprovecharse para crear su propio marketing de guerrilla generado por el usuario.

Utiliza los hashtags adecuados, haz preguntas, monta instalaciones que les obliguen a hacer fotos o crea un concurso que les haga compartir tu evento. A veces la gente hará el marketing por ti si les ofreces alguna propuesta de valor irresistible. Todo el mundo tiene un dispositivo de marketing en el bolsillo esperando a ser utilizado.

Los dispositivos móviles también permiten compartir mucho más entre aplicaciones. Por ejemplo, si creas una lista de reproducción de Spotify para un concierto, la gente puede compartirla a través de Instagram. Del mismo modo, TikTok puede ofrecer interesantes posibilidades de cocreación si se te ocurre una buena idea para que los usuarios jueguen con ella. ¡Sé creativo!

Asegúrate de formatear cada imagen al tamaño adecuado de la plataforma. Instagram y TikTok prefieren las fotos verticales, pero los sitios web y Facebook suelen funcionar más con fotografías apaisadas.

Técnicas de marketing de eventos para mantener la atención al cliente

En la era digital es difícil mantener la concentración. Con cientos de cosas que distraen constantemente a la gente, incluso si los clientes están interesados pueden olvidar o perder el interés. No es de extrañar que sean muchas más las personas que declaran interés por un evento que las que realmente acaban asistiendo. Por eso el marketing rara vez es un asunto de una sola vez, sino más bien un esfuerzo sostenido para mantener la atención del consumidor.

Puede resultar difícil mantener el interés de la gente en los momentos previos a un acto. Una forma de remediarlo es iniciar un cuenta atrás del evento en las redes sociales para mantener el interés de la gente. Para ello, puede recurrirse al correo electrónico o a contenidos efímeros como las historias de Instagram o TikTok. En particular, sería útil utilizar cuentas atrás que pidan la participación del cliente, como encuestas o preguntas.

Publicidad en fiestas o acontecimientos especiales es especialmente potente. Los eventos de Navidad, Halloween o San Valentín prácticamente se promocionan solos. Sin embargo, los días festivos son un arma de doble filo, ya que también significan mucha más competencia. Anticípese e intente mantener a la gente concentrada mediante recordatorios y correos electrónicos.

Producción y retransmisión de eventos en directo

La grabación de vídeo para eventos en directo se ha convertido en algo imprescindible, pero la escala de grabación puede variar. La promoción básica puede hacerse a través de cosas tan sencillas como Instagram o TikTok. Funcionan especialmente bien para la promoción de eventos musicales, ya que estas dos plataformas están orientadas a contenidos breves y efímeros que juegan bien con lo visual y lo sonoro.

Retransmitir en directo todo un evento o una feria requiere un conjunto de herramientas mucho más elaborado. Sería útil contratar un servicio de planificación de eventos, pero si no es posible, aquí tienes lo básico:

• Elija su tipo de evento: ¿es híbrido o sólo transmisión en directo?
• Elija un medio y una plataforma: La elección del medio debe basarse en el objetivo del acto. Las plataformas de retransmisión de eventos pueden ser de acceso abierto (Youtube o redes sociales) o cerrado (Zoom, Teams, etc.). Debe basarse en el tipo de evento y la clientela.
• Obtener el equipo adecuado: encontrar una arquitectura de procesamiento de flujos de eventos más potente podría merecer la pena si la escala del evento lo requiere.
• Controle su alimentación: Además de seguir la señal de vídeo, no pierdas de vista las redes sociales. Es posible que el público no reciba el vídeo y el audio como tú lo recibes. Pide a alguien que compruebe la calidad desde una perspectiva externa.

A continuación se presentan algunas de las formas en que el marketing digital y la gestión de eventos pueden mejorar mutuamente su eficacia. Esperamos que esta lista de comprobación le ayude a convertir su próximo evento en un éxito rotundo.