Een evenement van de grond krijgen kan zwaar werk zijn, vooral als het gaat om het aantrekken van het juiste publiek. Evenementenmarketing is belangrijker dan ooit geworden, vooral in het licht van nieuwe digitale modellen en promotietechnieken. Naast fysieke aanwezigheid is evenementenmarketing ook geëvolueerd naar online evenementen, virtuele forums en streaming. In dit artikel komen enkele van de belangrijkste zaken aan bod die je in gedachten moet houden bij de marketing van verschillende soorten digitale evenementen en wordt een eenvoudige maar gemakkelijke workflow voor evenementenplanning gegeven voor de promotionele kant van de zaak.

Soorten digitale evenementen

Er zijn veel soorten digitale evenementen. Terwijl veel evenementen gestreamd worden of via live feeds verlopen, hebben sommige evenementen zelfs geen directe menselijke deelname (virtuele conventies of VR-conferenties). Bovendien kunnen digitale evenementen ook tekstgebaseerde liveforums, 3D-geanimeerde of VR-evenementen en tie-ins in games omvatten (zoals de concerten in Fortnite).

Hier zijn 3 brede mediagebieden voor digitale evenementen:

• Alleen streamen: Deze categorie omvat elk evenement dat alleen plaatsvindt op webcams en/of online streams. Er is geen live publiek aanwezig maar er kan digitale 2-weg communicatie zijn zoals reacties of instant messaging.
• Hybride: Deze evenementen maken gebruik van een live publiek en een publiek dat aanwezig is. Dergelijke evenementen komen steeds vaker voor naarmate de pandemie voortduurt, waarbij gebruik wordt gemaakt van live locaties met digitale streaming.
• Virtueel: Naast VR-conferenties omvat dit ook evenementen met digitale cabines en evenementen in computerprogramma's. Dit is elk evenement waarbij iemand een digitale simulacrum betreedt. Dit is elk evenement waarbij iemand een digitaal simulacrum betreedt. Vaak gaat het om webgebaseerde programma's of apps, maar het kan ook gebeuren via VR. Bedrijven hebben in deze stijl conventies en conferenties op websites gehouden en games zoals Fortnite hebben hele concerten op online gameservers georganiseerd. Een ander voorbeeld is de GROW Europese evenement Hubspot online georganiseerd, wat een beurs was die volledig plaatsvond in een virtuele, Sim City-achtige digitale stad waarbij elk gebouw de stand van een ander bedrijf vertegenwoordigde.

Evenement Categorieën

Evenementen zijn er in verschillende categorieën die hun doel omschrijven. Er zijn bijna oneindig veel evenementen als je specifiek wilt zijn. Er zijn echter bredere categorieën die de meeste soorten digitale evenementen omvatten. Hoewel sommige van deze categorieën elkaar overlappen, hebben ze duidelijke verschillen die het vermelden waard zijn.

• Virtuele conferenties of Rondetafels: Deze term kan vele soorten live bijeenkomsten omvatten. De term is ook nuttig omdat het multimediale communicatie kan omvatten (met behulp van tekstberichten, videopresentaties en live-streams). Meestal vinden deze plaats op evenementenpodia, maar bedrijven zoals Facebook hebben ook virtuele elementen zoals VR geïntegreerd.
• Webcasts: Webcasts verschillen van webinars en virtuele conferenties omdat ze breed uitgezonden moeten worden (met de nadruk op breed). Dit betekent dat ze toegankelijk zijn zonder software zoals Zoom of Google Teams. Dit maakt ze veel toegankelijker voor het grote publiek, zoals een YouTube live stream.
• Webinars: Deze zijn meestal meer gepland dan virtuele conferenties en hebben vaak educatieve doeleinden. Veel voorkomende onderdelen zijn presentaties en diavoorstellingen, waarvoor vaak specifieke software zoals Google Teams wordt gebruikt. Hoewel er veel overlap is met virtuele conferenties, is het belangrijkste verschil dat er vaak minder publiek bij betrokken is. Dit soort evenementen kan meer interactie bieden, net als digitale colleges in een klaslokaal.
• Virtuele beurs/evenement: Dit zijn over het algemeen veel grotere evenementen, zoals beurzen of concerten. Sommige beurzen of evenementen worden alleen live uitgezonden, maar andere kunnen volledig virtueel zijn en vereisen niet eens een fysieke ruimte. Volledig virtuele beurzen kunnen webdesign op interessante manieren integreren, waarbij technologie wordt gebruikt om virtuele stands voor bedrijven te creëren in plaats van echte congresruimtes.

Adverteren of SEO voor evenementen?

Het is nooit een kwestie van SEO of reclame, want je moet ze allebei gebruiken. SEO is echter nuttiger in bepaalde gevallen, terwijl digitaal adverteren in andere gevallen effectiever kan zijn. We hebben dit onderwerp in detail behandeld in een eerder artikel over trends in evenementpromotie.

Evenementen zijn vaak eenmalig, dus in deze gevallen moet de focus waarschijnlijk meer op digitaal adverteren liggen. SEO heeft ook meer tijd nodig om zinvolle resultaten te behalen, dus het is misschien niet eens een optie, afhankelijk van de tijdschaal. Toch moeten SEO-praktijken niet worden opgegeven alleen omdat ze langzamer zijn.

Eventplanningservices en -locaties kunnen profiteren van SEO voor hun eigen bedrijf en online advertenties gebruiken voor hun klanten. Natuurlijk zijn beide nodig voor verschillende doeleinden, samen met een reeks andere marketingtechnieken. Als je het geld kunt missen, kun je een extern bureau inhuren (zoals de onze) om de rompslomp van het matchen van inhoud, SEO en advertenties af te handelen.

Als je van plan bent om het zelf te doen, zijn hier enkele tips en technieken voor digitale marketing en evenementplanning, samen met waar ze van pas kunnen komen:

Eventmarketing via online advertenties

Online adverteren is een geweldig hulpmiddel om mensen naar een eenmalig evenement te lokken. Hoe specifieker het product of de dienst, hoe nuttiger zulke advertenties worden.

Online reclame kan het publiek effectiever vinden dan de meeste andere vormen van promotie. Een concert met een specifieke band kan bijvoorbeeld zijn status direct benutten op een manier die SEO en meer passieve maatregelen niet kunnen. Advertenties zijn beter in het vinden van mensen en het matchen van hun consumentenprofielen met kenmerken, terwijl SEO vaak vereist dat het publiek iets opzoekt.

Naast het aantrekken van klanten zijn online advertenties een geweldige manier om interesse in een evenement of locatie te stimuleren. Terugkerende advertenties bouwen een merkimago op, zelfs als ze niet tot verkoop leiden. Op dezelfde manier kunnen advertenties op sociale media een geweldige manier zijn om mensen aan te trekken voor een Facebook-groep, zodat ze op de hoogte kunnen blijven van toekomstige evenementen.

Videoadvertenties zijn het meest ontvankelijk volgens onderzoek. Dit kan echter afhangen van waar je van plan bent te adverteren. De voorpagina van Google vereist misschien tekst en afbeeldingen, maar op sociale media is video koning. Het multimediaformaat heeft veel voordelen. Door bijvoorbeeld concertbeelden te laten zien als voorproefje van het evenement, kunnen kijkers ook een idee krijgen van het soort muziek dat te zien zal zijn.

Evenementenmarketing voor locaties

Terugkerende evenementen (vooral die maandelijks of wekelijks plaatsvinden) profiteren veel meer van SEO. Dit geldt ook voor locaties die evenementen organiseren. Zolang deze bepaalde zoekwoorden raken waar mensen naar zoeken, kunnen ze organisch verkeer blijven aantrekken.

SEO en online advertenties trekken klanten aan met een verschillend koopgedrag. Klanten met een hogere aankoopintentie zullen eerder kiezen voor online advertenties met een directe boodschap. SEO kan echter geweldig zijn voor minder gedefinieerde intenties, zoals mensen die op zoek zijn naar een evenement in hun lokale omgeving, maar niet zeker weten wat ze precies willen. Iemand kan bijvoorbeeld gewoon op zoek zijn naar een dansclub en naar de eerste gaan op Google Maps.

Ook locaties en terugkerende evenementen kunnen veel voordeel halen uit mailinglijsten. Voor organisatoren van evenementen kunnen reclame en e-mailmarketing effectieve middelen zijn om retargeting en remarketing met het gebruik van bestaande klantenlijsten. Een effectieve manier om oudere klanten op te volgen is door een nieuwsbrief of kortingsregeling voor terugkerende klanten om hun interesse te wekken.

Mobiele reclame Evenementen & sociale media

Elk ontwerp voor evenementpromotie moet rekening houden met de mogelijkheden van mobiele apparaten. Niet alleen bezoeken steeds meer mensen je pagina's en sites met mobiele apparaten, maar ze twitteren, Instagrammen en nog veel meer. Deze kunnen worden gebruikt om je eigen door gebruikers gegenereerde guerrillamarketing te creëren.

Gebruik de juiste hashtags, stel vragen, zorg voor installaties waardoor ze foto's gaan maken of maak een wedstrijd waardoor ze je evenement gaan delen. Soms zullen mensen de marketing voor je doen als je ze een onweerstaanbaar waardevoorstel geeft. Iedereen heeft een marketingapparaat op zak dat wacht om gebruikt te worden.

Mobiele apparaten maken het ook veel gemakkelijker om applicaties met elkaar te delen. Als je bijvoorbeeld een Spotify-afspeellijst voor een concert maakt, kunnen mensen die delen via Instagram. Ook TikTok kan interessante co-creatiemogelijkheden bieden als je een leuke prompt bedenkt waarmee gebruikers kunnen spelen. Ga creatief aan de slag!

Zorg ervoor dat je elke afbeelding opmaakt in de juiste grootte voor het platform. Instagram en TikTok geven de voorkeur aan verticale foto's, maar websites en Facebook werken meer met landschapsfotografie.

Eventmarketingtechnieken om klantgerichtheid te behouden

Focus is moeilijk vol te houden in het digitale tijdperk. Met honderden dingen die mensen voortdurend afleiden, kunnen klanten, zelfs als ze geïnteresseerd zijn, dingen vergeten of hun interesse verliezen. Het is dan ook geen verrassing dat veel meer mensen aangeven geïnteresseerd te zijn in een evenement dan dat ze daadwerkelijk aanwezig zijn. Daarom is marketing zelden een eenmalige actie, maar eerder een voortdurende inspanning om de aandacht van de consument vast te houden.

Het kan moeilijk zijn om mensen betrokken te houden in de aanloop naar een evenement. Een manier om dit te verhelpen is door een aftellen evenement sociale media om mensen betrokken te houden. Dit kan door gebruik te maken van e-mail of kortstondige content zoals Instagram of TikTok stories. Het zou vooral nuttig zijn om te streven naar countdowns die vragen om betrokkenheid van de klant, zoals polls of vragen.

Reclame voor feestdagen of speciale evenementen is bijzonder krachtig. Kerst-, Halloween- of Valentijnsevenementen promoten praktisch zichzelf. Feestdagen zijn echter een tweesnijdend zwaard omdat ze ook veel meer concurrentie betekenen. Zorg dat je er vroeg bij bent en probeer mensen gefocust te houden via herinneringen en e-mails.

Productie en streaming van live evenementen

Video-opname voor live-evenementen is een must geworden, maar de omvang van de opname kan variëren. Basispromotie kan worden gedaan via simpele dingen als Instagram of TikTok. Deze werken bijzonder goed voor de promotie van muziekevenementen, omdat beide platforms gericht zijn op korte, kortstondige content die goed werkt met visuals en geluiden.

Voor het livestreamen van een heel evenement of een beurs is een veel uitgebreidere toolkit nodig. Het zou handig zijn om een evenementplanningsservice in te huren, maar als die niet beschikbaar is, zijn hier de basisbeginselen:

• Kies je type evenementIs het hybride of alleen livestream?
• Kies een medium en platform: De keuze van het medium moet gebaseerd zijn op het doel van het evenement. Eventstreamingplatforms kunnen open toegankelijk zijn (Youtube of sociale media) of gesloten (Zoom, Teams enz.). Je moet deze baseren op het soort evenement en de klantenkring.
• Zorg voor de juiste uitrustingEen krachtigere architectuur voor het verwerken van eventstreams kan het overwegen waard zijn als de schaal van het evenement dit vereist.
• Houd je feed in de gaten: Houd niet alleen de videofeed in de gaten, maar ook de sociale media. Hoe jij de video en audio ontvangt, is misschien niet hoe het publiek het ontvangt. Laat iemand de kwaliteit van buitenaf controleren.

Dit zijn slechts enkele van de manieren waarop digitale marketing en eventmanagement elkaars efficiëntie kunnen verbeteren. Hopelijk kan deze checklist je helpen om van je volgende evenement een daverend succes te maken.